东莞市律师协会会议活动管理办法
(2024年8月1日第八届东莞市律师协会理事会第十二次会议审议修订)
第一条 为规范本会举办的各类会议及活动的管理,根据《东莞市律师协会章程》,特制定本办法。
第二条 本办法适用于本会及其内设工作机构主办、协办或参加的各类会议及活动。
本会会议、活动的形式,包括但不限于各类工作会议,业务讲座、沙龙、研讨会、论坛、年会,专题班、训练营,外出考察交流、文体活动等。
第三条 本会会长、副会长,监事长,秘书长,各内设工作机构及其负责人可以提议举办会议及活动。
第四条 提议人(机构)应当至迟在会议、活动举办前15日向秘书处经办部门提出举办会议、活动的申请书或者工作方案,详细说明举办会议、活动的目的或意义、名称或主题、举办单位、时间、地点、参加人员及人数、主要议程或流程、经费预算明细等相关内容。
若有关会议活动可能有重大社会影响的,申请者还应当对可能造成的影响进行评估,拟定相关工作预案,并在提交会议活动申请时附详细说明。
第五条 以本会名义主办、协办的各项会议及活动,其所涉及的议题和内容,必须经秘书长及会长审核同意。
以本会内设工作机构名义主办、协办的会议及活动,由秘书处经办部门初步审核并提出拟办意见后,交秘书长(副秘书长)提出审核意见,再报会长(分管副会长)批准。
受邀以本会名义或本会内设工作机构名义参加各类会议及活动,原则上应有正式邀请函件,并经秘书长及会长(副会长)批准后方可参加。
对于以本会名义举办的重要会议及活动,或者相关会议活动可能有重大社会影响的,秘书长、会长(副会长)应当报请会长办公会或理事会讨论同意,必要时还应报上级有关主管部门审核。
第六条 本会举办相关会议及活动需要邀请上级主管部门领导出席的,本会秘书处须将具体方案至迟在会议、活动开展前3日报经上级主管部门审核同意。属于紧急事务或上级主管部门交办或同意的其他会议及活动除外。
邀请司法行政主管部门以外的其他部门领导的,还需办理书面的邀请手续。
所有邀请函应当至迟在会议、活动开展前3日送达有关部门。属于紧急事务或上级主管部门交办或同意的其他会议及活动除外。
第七条 提议人(部门)应当本着合理、必要、节约的原则,提出相关会议、活动的经费预算。秘书长(副秘书长)、会长(副会长)应当对经费支出申请进行审查,并严格执行本会财务管理制度的要求。
本会联合其他单位共同举办会议、活动时,应当坚持按照公平、合理的原则,分担工作任务和活动经费。
第八条 凡本会举办的或受邀以本会名义参加的各类涉外、涉港澳台的会议及活动,除了遵守本办法的规定外,还应当严格依照有关外事管理规范办理。
第九条 会议、活动结束后,提议人(机构)应当制作会议、活动的记录、纪要或报告,并在会议、活动结束后10日内报秘书处备案。
第十条 会议、活动如有宣传计划的,提议人(机构)应提前起草宣传通稿,提前2-3天向秘书处报送,或在会议、活动后及时报送信息稿。秘书处将根据稿件内容和质量择优编辑发布。
第十一条 本会监事会及其内设工作机构根据工作需要举办会议、活动,参照本办法执行。
第十二条 本办法自东莞市律师协会理事会通过之日起生效实施,并由东莞市律师协会理事会负责解释。